11 ابزار مشاوران حرفه ای برای مدیریت پروژه ها

11 ابزار مشاوران حرفه ای

معرفی 11 ابزارکاربردی برای مشاوران حرفه ای

مشاوره مدیریت چیست؟

در دنیای پررقابت امروز، نقش مشاوره مدیریت و شرکت های فعال در این حوزه به‌ شدت پررنگ شده و با پیشرفت صنایع اهمیت مشاوره مدیریتی به‌شدت در پایدار ساختن سود و همچنین افزایش توان رقابتی نقش‌آفرینی می‌کند.در این بین مشاوران باید با ابزارهای کاملا کاربردی آشنا شوند به همین خاطر در این مقاله 11 ابزار مشاوران حرفه ای را معرفی می کنیم که توسط بهترین مشاورین مورد استفاده قرار می گیرد.

امروزه کسب و کارها و اشخاص زیادی در ایران بانام خدمات مشاوره مدیریت و یا عناوینی چون مشاوره مدیریت کسب و کار، گروه مشاوره مدیریت، مشاوره مدیریت استراتژیک، مشاوره مدیریت مالی، شرکت مشاوره بازاریابی، مشاوره مدیریت دانش و مشاور مدیریت پروژه مشغول به فعالیت می باشند

امروزه هر فرد فعال در کسب و کار مشاوره‌ی مدیریت ـ از مدیر بازاریابی یک بنگاه مشاوره گرفته تا مشاوران آن بنگاه ـ تعریف خاص خودش را از آن دارد. به‌صورت سنتی نقش مشاوره‌ی مدیریت در سازمان‌ها، “مشاوره دادن به مدیریت ارشد سازمان” تعریف می‌شود. اما چنین تعریفی بخش عمده‌ی فعالیت‌هایی را که امروز زیر عنوان مشاوره‌ انجام می‌شوند را نادیده می‌گیرد: یکپارچه‌سازی سیستم‌ها، برون‌سپاری و مانند آن‌ها. امروزه از اغلب مشاوران انتظار می‌رود تا نه فقط توصیه و راهنمایی که راه‌حل‌های عملیاتی را برای حل مسائل سازمانی ارایه دهند

باید بیان داشت که  مشاوره مدیریت  ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ خدمتی اﺳﺖ تسهیل‌کننده فرآیند تصمیم‌گیری مدیریتی ﮐﻪ ﺗﻮﺳﻂ اﻓﺮاد ﻣﺠﺮب و آﻣـﻮزش دﯾـﺪه و در قالب ﻗﺮارداد(ﻣﺎﺑﯿﻦ ﻣﺸﺎور و ﮐﺎرﻓﺮﻣﺎ) اراﺋﻪ ﻣﯽ‌ﺷﻮد.» بر این اساس ﻣﺸﺎوران ﺑﻪ شرکت‌ها در ﺷـﻨﺎﺧﺖ و تحلیل مسائل سازمانی و ﭘﯿﺸﻨﻬﺎد راه‌ﺣﻞ و در صورت درخواست اجرای راهکارهای بهبود ﮐﻤﮏ می‌ﮐﻨﻨﺪ، بنابراین باید توجه داشت که ﻣﺸﺎوران، اﻓﺮاد ﻣﺴتقلی در زمینه‌های ﻣـﺎﻟﯽ، ﺳﺎزﻣﺎﻧﯽ، ﺳﯿﺎﺳﯽ و اﺣﺴﺎﺳﯽ در ﻗﺒﺎل سازمان ﮐﺎرﻓرما هستند

ابزار مشاوران حرفه ای

مشاوران حرفه ای در عصری می دانند که برای رشد و پیشرفت خود نیاز به ابزارهایی دارند که به وسیله آن خدمات حرفه ای و راهگشایی به مشتریان خود ارائه می دهند؛مشاوران موفق می دانند که شناخت ابزار مناسب و استفاده از آن ها کیفیت،اثربخشی و سرعت عمل در کارها و فعالیت ها را بالا می برد و مشتریان خشنود و راضی هستند.

به همین خاطر در ادامه با توجه به گزارشات موسسه های معتبر مشاوره ای و مصاحبه های متعدد که با مشاوران صورت گرفته پنج ابزار مشاوران حرفه ای  سطح جهان؛معرفی می شوند.

بنچ مارک ابزار مشاوران مدیریت 

فرایندی مستمر و سیستماتیک، برای شناسایی، تحلیل و پیاده‌سازی بهترین اقداماتی که موجب ارتقای عملکرد سازمان‌ها می‌شود.
بسیاری از مردم می‌دانند بنچ مارکینگ چیست، اما نمی‌دانند چگونه باید آن را در عمل بکار برند. مدت زمان انجام بنچ مارکینگ ، بدون اجرای یافته‌های آن افزون‌بر ۹ ماه است، اما سازمان‌ها با تسریع در برخی مراحل فرایند، آن را به ۲ تا ۳ ماه نیز کوتاه کرده‌اند.
گفتنی است که بنچ مارکینگ را نمی‌توان به تنهایی به عنوان ابزاری برای ارتقای عملکرد سازمان به کاربرد بلکه این شیوه فقط یکی از ده ابزار TQM است.

ه‌طور کلی می‌توان گفت بنچ مارکینگ شامل شش بخش می باشد که عبارت است از:
– روشی منظم برای مطالعه و تحصیل
– فرایندی برای خلاقیت
– روشی برای توسعه
– فرصتی برای آموختن
– ابزاری برای تعیین، تأسیس و به دست آوردی استاندارد بهترین‌ها
– بهبود مستمر فرایندها

چرا باید بنچ مارک کنیم؟
دلایل بسیاری برای انجام بنچ مارکینگ وجود دارد. زمانی، به دنبال بهترین هستید، گاهی نیازمند شناخت تغییر و تحولات محیط پیرامون هستید تا با استفاده از ابزار و امکانات، اهداف خود را با تغییرات جامعه همسو سازید. با استفاده از بنچ مارکینگ می‌توانید عملکرد سازمان خود را بهبود بخشید. برخی از دلایلی که سازمان‌ها به بنچ مارکینگ رو می‌آورند، عبارتند از:
– برآوردن نیازها و انتظارات مشتری
– یافتن روش‌ها و اقدامات مورد نیاز برای دسترسی به اهداف سازمان
– دستیابی به عملکرد بهتر
– پیاده‌سازی بهترین اقدامات
– توسعه اهداف و برنامه‌های استراتژیک شرکت
– ترویج تفکر خلاق
– سنجش رقبا
– تسریع در بهبود فرایندها
– شناخت تکنولوژی‌های نوین

کارت متوازن امتیازی ابزار مشاوران مدیریت 

کارت امتیازی متوازن (Balanced Scorecard) یک سیستم مدیریت و برنامه‌ریزی استراتژیک است که به طور وسیعی در کسب‌و‌کار، صنعت، دولت و سازمان‌های غیرانتفاعی مورد استفاده قرار می‌گیرد تا فعالیت‌های کسب‌و‌کار را به فراخور چشم‌انداز و استراتژی سازمان متناسب سازد، ارتباطات داخلی و خارجی را بهبود بخشد و بر عملکرد سازمان در قبال اهداف استراتژیک نظارت کند. این ابزار توسط دکتر رابرت کاپلان (Robert Kaplan) و دکتر دیوید نورتون (David Norton) به عنوان یک چارچوب سنجش عملکرد ابداع شد که عملکرد استراتژیک غیرمالی را نسبت به معیارهای مالی سنتی می‌سنجد تا درباره‌ی عملکرد سازمانی، به مدیران دید متعادل‌تری بدهد.

در سیستم کارت امتیازی  متوازنما باید سازمان را از ۴ منظر بررسی کنیم و بدین ترتیب معیار طراحی کنیم، داده گردآوری نماییم و به تحلیل آن بپردازیم. این ۴ منظر موارد زیر هستند:

1ـ کارت امتيازي مالي:

به‌منظورشناخت نيازمندي ها و عملکرد‌ مالي سازمان و مقدار استفاده از منابع مالی مورد استفاده قرار مي‌گيرد.

 2ـ کارت امتيازي مشتري:

در این دیدگاه عملکرد سازمانی را از دید مشتری و یا سهامداران کلیدی مورد بررسی قرار میدهد.

 3ـ کارت امتيازي فرايندهاي‌داخلي:

در دیدگاه کارت امتيازي فرايندهاي‌داخلي طبق سنجش‌هاي کمي و کيفي در مورد کالا و يا خدمات ارائه شده مورد بررسی قرار میگیرند.

 4ـ کارت امتيازي دانش، رشد و يادگيري:

این دیدگاه عملکرد سازمان را از دید سرمایه انسانی ، تکنولوژی ، فرهنگ ، زیر ساخت سازمانی و  دیگر مواردی که باعث تغییر در اجرا میشوند را مورد ارزیابی قرار میدهد.

پنج نیروی عامل رقابتی 

مدل پنج نیروی پورتر، که همچنین به عنوان مدل رقابت نیرو شناخته می شود، یک مدل تحلیل رقابتی است که توسط مایکل پورتر توسعه داده شد. هدف از مدل پنج نیروی پورتر، تعیین پتانسیل سود یک بازار یعنی بخش کسب و کار است.به گفته مایکل پورتر، هر بخش تجاری به طور بالقوه تحت تاثیر پنج عامل است که او به عنوان نیروها اشاره می کند. قدرت ترکیبی پنج نیروی پراکنده، پتانسیل سود بالاتری از بخش کسب و کار را تعیین می کند. مدل پنج نیروی پورتور و در نتیجه فرصت های کسب سود متفاوت از بخش کسب و کار است.

مدل پنج نیروی پورتر

پنج نیرو هستند:

  • قدرت تامین کنندگان
  • قدرت خریداران
  • قدرت کالاهای جایگزین
  • تهدید ورود رقبای جدید در بازار
  • قدرت رقابتی رقبای جدید

استفاده از مدل پورتر می تواند در انتخاب صنعت مناسب برای ورود یا توسعه بسیار مفید باشد. مدل پورتر یک ابزار مفید در کنار تحلیل SWOT  است و می تواند برای تحلیل شرایط یک صنعت مفید باشد. در صورتی که نتایج حاصله از مدل پورتر مورد استفاده قرار بگیرد می تواند امیدوار بود که سود حاصله را بیشتر کرد

مهم نیست درچه حوزه ای فعالیت می کنید و با چه مشتریانی سروکار دارید اگر با محدودیت منابع مواجه هستید و برای رسیدن به هدف های خود به دنبال روش های اثر بخش هستید و به اصطلاح نیازمند استراتژی هستید پس نیازمند درک این ابزار هستید.

تحلیل و آنالیز دیتا

مشاوران هر روزه و در هر پروژه ای با انبوه داده ها و اطلاعات کمی و کیفی سر و کار دارند و مشاوران باید از بین انبوهی از این داده ها و اطلاعات دانش و خرد لازم برای تصمیم گیری بهینه را استخراج کند به همین خاطر مشاوران حرفه ای برای استفاده بهینه از داده ها و اطلاعات موجود عقلایی است که از نرم افزارها و ابزارهای تحلیل  و آنالیز داده اطلاع کافی داشته باشند و به یکی از این نرم افزارها مسلز باشند به صورت معمول نرم افزارهای مانند SPSS،نرم افزار R؛ مکس کیودا و….برای تحلیل های کمی و کیفی می تواند کاربرد اثر بخشی داشته باشد.

گوگل و ابزارهای گوگل 

شاید ساده انگارانه و پیش پا افتاده باشد اما گوگل مهم ترین و با ارزش ترین ابزاری است که مشاوران حرفه ای از آن برای پروژه های خود استفاده می کنند؛علاوه بر آن  از گوگل برای رشد مهارت های شخص خود استفاده می کنند. از طرف دیگر به وسیله گوگل می توان جدیدترین تغییرات صنعت خود را رصد کرد؛از تحولات آن خبر داشت و با تولید محتوای گوگل پسند برند شخصی خود را تقویت کرد.

اسلاک ابزار مدیتریت تیم ها 

اسلک یکی از محبوب‌ترین سرویس‌های پیام‌رسان تیمی است. نرم‌افزاری که به تیم‌ها این اجازه را می‌دهد تا بدون حضور واقعی، جلسات واقعی برگزار کنند. نباید از اسلک توقع داشته باشید تا جای شما همه کار را انجام دهد، اما برای اینکه از اسلک بهترین استفاده را کنید لازم است تا خودتان هم کمی برنامه‌ریزی کنید.

این برنامه به شما اجازه میدهد که هماهنگی های خود را با صرف زمان کمتر در جلسات و صرفه جویی در هزینه ها دهید تا بتوانید کارهای بیشتری انجام دهید. اسلک هم اکنون در چهار سیستم عامل محبوب و پرطرفدار ویندوز، مکینتاش، اندروید و ios در دسترس میباشد و به همین دلیل طیف گسترده ای از کاربران را نیز تحت پوشش خود قرار داده است.

– مایکل ویلاسنو (یکی از مدیران نیویورک تایمز): اسلک راه ما برای ارتباط باهم در نیویورک تایمز است و من نمیتوانیم به اندازه کافی آن را ستایش کنم.

– روزنامه گاردین: “دو گروه در دنیا وجود دارند؛ دسته اول که هرگز نام اسلک را نشیده اند. دسته دوم هم کسانی که نمیتوانند زندگی بدون آن را تصور کنند.”

Slack توسط توسعه دهنده Slack Technologies Inc برای کاربران اندرویدی عرضه گردیده و تا این لحظه موفق به کسب امیتاز خیلی خوب 4.4 از 5 در گوگل پلی شده و بیش از 1 میلیون دانلود رسمی را نیز به ثبت رسانده است.

ویژگی های Slack

  • پیام های لحظه ای و به اشتراک گذاری فایل برای مکالمات یک به یک و گروهی
  • جستجو و آرشیو قدرتمند، بنابراین شما می توانید اطلاعات را به راحتی پیدا کنید.
  • استفاده یکپارچه صد ها نفر از کاربران از خدمات مختلف شامل Dropbox, Asana, Google Drive, Twitter, Zendesk و بیشتر
  • همگام سازی فوری در تمامی دستگاه ها
  • اطلاعیه (نوتیفیکیشن) های قابل تنظیم برای دسکتاپ، موبایل، و ایمیل
  • زندگی کاری ساده تر، لذت بخش تر و سازنده تر

گوگل داکس 

وگل داکس را باید یک ابزار ویرایش فایل‌های متنی قدرتمند دانست که دسترسی به فایل‌ها را در بستر اینترنت مهیا می‌کند. در این مطلب بیشتر با ویژگی ها و قابلیت های گوگل داکس آشنا شده و نحوه استفاده از آن را می‌آموزیم.

از جمله قابلیت‌هایی که گوگل داکس را با وجود رایگان بودن آن از رقیب اصلیش یعنی مایکروسافت آفیس متمایز می‌کند، ویژگی‌های در نظر گرفته شده به منظور کار کردن به صورت گروهی است. این سرویس یکی از نخستین پردازشگرهای متن به شمار می‌رود که ویرایش سند آنلاین به صورت اشتراکی را در اختیار کاربران قرار داده است.

امکانات گوگل داکس اجازه می‌دهند اسناد را در پلتفرم‌های مختلف به اشتراک گذاشته و به صورت آنی بر روی آن‌ها کار کرد. خوشبختانه همکاران شما به منظور مشاهده و یا حتی ویرایش اسنادی که برایشان ارسال کرده‌اید، نیازی به داشتن حساب کاربری گوگل و یا لاگین کردن به آن نخواهند داشت.

دراپ باکس

دراپ باکس (Dropbox) یک سرویس اینترنتی است که توسط شرکتی به همین نام اداره می‌شود و امکان پشتیبان گیری از فایل‌های حیاتی و به اشتراک گذاشتن اطلاعات و داده‌ها بر روی چند رایانه مختلف (و حتی گوشی‌هایی با سیستم عامل اندروید یا IOS) یا بین چند کاربر مختلف از طریق اینترنت را فراهم می‌کند. دراپ باکس در سال ۲۰۰۷ توسط درو هوستون و آرش فردوسی، فارغ‌التحصیلان ام‌آی‌تی ایجاد گردید.

یکی از ویژگی‌های برجسته در سیستم دراپ باکس، به روز شدن اطلاعات بلافاصله پس از تغییر آن‌هاست. به طور مثال اگر شما فایل مشترکی با دوست خود بر روی دراپ باکس داشته باشید و آن فایل را ویرایش و یا پاک کنید،‌ این تغییرات برای دوست شما نیز اعمال می‌شود.

رابط گرافیکی دراپ باکس به طور باور نکردنی تاثیرگذار است، آنچنان‌که سبب می‌شود این اپلیکیشن به عنوان یک انتخاب قطعی از سوی کاربران برای همگام‌سازی فایل‌ها انتخاب شود

آفیس

آفیس مجموعه نرم افزارهایی است که توسط مایکروسافت وارد بازار شد مشاورین حرفه ای برای ارائه نوشتن گزارش،ارائه گزارش،طبقه بندی اطلاعات و…. به شدت به این ابزار نیاز دارند و در کارهای خود به آن رجوع می کنند.مهم ترین برنامه های آفیس که مشاوران به آن نیاز دارند عبارت اند از ورد؛پاورپوینت،اکسل و اکسس؛این ابزارها در تسهیل کارهای مشاورین نقش پر رنگی ایفا می کنند.

سخن نهایی در باب ابزار مشاوران حرفه ای 

ابزارهای مشاوران حرفه ای در حوزه های مختلف کارایی و اثر بخشی آن ها را بیشتر خواهد کرد و کمک می کنند با کارایی و اثر بخشی بیشتری فعالیت ها و پروژهای خود را به پیش ببرند. در این مقاله سعی کردم ابزار مشاوران حرفه ای را معرفی کنم، اگر زمانی پروژه خوب گرفتید با این ابزارهای کار را بهتر پیش ببرید.

 

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *